صحبت کردن با تلفن به شیوه حرفه ای
با وجود تمام این راههای ارتباطی، تلفن هنوز هم یکی از راههای اصلی برقراری ارتباطات شغلی است. شاید برای شما هم پیش آمده باشد که هنگامی که با کسی در حال صحبت تلفنی می باشید، با خود فکر کنید که طرف مقابل بسیار در کار خویش غیرحرفه ای است.
تلفن وسیله قدرتمندی است. از زمان اختراع آن به وسیله گراهام بل، سال های زیادی میگذرد ولی هم چنان ارزش زیادی دارد( مجددا… اگر از آن استفاده کنید!)
شاید از آن تیپ افرادی باشید که با تلفن راحت نباشید و ترجیح دهید حضوری با اشخاص صحبت کنید. از شماره گرفتن و پرسیدن سؤال بدون هیچ علت منطقی بیم داشته باشید و تلاش کنید این کار را به دیگران واگذار کنید و یا اصلاً پشت تلفن موقع صحبت کردن اوضاع شرایط از دستتان خارج شود و توانایی کنترل آن را نداشته باشید.
امروزه شبکه های ارتباطی فراوانی از جمله ایمیل، شبکه های اجتماعی( تلگرام، اینستاگرام، فیس بوک و..) چت های آنلاین و سایت های مختلف برای برقراری ارتباطات گوناگون از جمله ارتباطات شغلی وجود دارد.
صحبت کردن با تلفن
اطمینان دادن بابت انتقال تماس
قبل از انتقال تماس باید مطمئن شویم که فرد موردنظر امادگی صحبت با تماس گیرنده را دارد و یا اصلاً در اتاق یا پشت میزش حضور دارد. بنابراین قبل از هلد کردن تماس از دسترس بودن طرف مطمئن شوید. به طورمثال در این مواقع بگوییم، اجازه بدهید ببینم فرد مورد نظرتون امکان صحبت کردن را دارند یانه.
استفاده از نام فرد تماس گیرنده موقع صحبت با تلفن
اینک می خواهم برایتان یک ترفند خاص بگویم که حتی اگر شما بسیار معمولی هم سخن بگویید، ولی خوش صحبت بنظر بیایید .از یک نفر از دوستانم داستان جالبی شنیدیم، قصه را از سوی او بخوانید:
در حین صحبت با فردی بودم او تنها در حال صحبت کردن در مورد خود بود و من تنها شنونده خوبی بودم. در آغاز صحبت او تنها یکبار خود را معرفی کرد ومن سریع اسم او را به ذهن سپردم. آنگاه در حین گفت و گو اسم او را بکار بردم در انتهای گفت و گو او من را فردی خوش صحبت فرا خواند!!
بر همین اساس در زمان انتقال تماس تلاش کنیم اسم فرد تماس گیرنده را برای این که نشان دهیم اسم او را خوب شنیده وبه ذهن سپرده ایم، بکار ببریم. به طورمثال ” متاسفم خانم یا آقای……..، فردی که میخواهید با او حرف بزنید هم اینک دردسترس نیست، من می توانم به شما از هر طریقی کمکی کنم؟
همان طور که قبلا مطرح گردید تن صدا ونحوه بیان در انتقال پیام در پشت تلفن بسیار مؤثر است. حتماً شما هم برخورد داشته اید با افرادی که با بدترین شکل ممکن وگاهی از روی خشم صحبت خویش را تمام می کنند و تلفن را به شدت می کوبند. روش اتمام مکالمه ما بسیار در ذهن تماس گیرنده باقی می ماند. بنابراین در انتهای مکالمه با لحن صمیمی از تماس گیرنده بابت تماسش قدردانی می کنیم.
به طور مثال:” از تماس شما متشکرم. روز خوبی داشته باشید”.
آداب صحبت با تلفن
اصول مذاکره تلفنی شامل 3 اصل میباشد :
دانش و آگاهی نسبت به مسئله
نگرش و بینش
مهارت
دانش و اگاهی نسبت به مسئله
دانش ما نسبت به مذاکره تلفنی خود باید هم فنی باشد هم رفتار شناسی
برای بالا بردن سطوح فنی و دانش ما در یک مذاکره تلفنی راحت ترین راه گوش دادن به رادیو میباشد ، که گوش ما کاملا به آن عادت می نماید.
نگرش و بینش
دید و هدف گذاری ما در طول گفتگو را نگرش یا بینش می نامند و حتی میتوان پیش از شروع یک گفتگوی تلفنی به آن پرداخت.
بطور مثال میتوان به تجسم سازی و تصویر سازی اشاره کرد که ما پیش از شروع یک تلفن می توانیم در ذهنمان شرایط را مهیا نمائیم.
مهارت
دیدن اموزش درست+ تمرین زیاد= مهارت
پس برای به دست اوردن مهارت، می بایست اموزش هایی را که می بینیم با تمرین و تمرین به مهارت تبدیل نمائیم.
آداب تلفن زدن و صحبت کردن با تلفن
لحن مناسب صدا
از آن جا که شخص پشت تلفن نمی تواند تصویر ما را ببیند، بنابراین نمی تواند درک درستی از احساسات، زبان بدن و حالات چهره ما داشته باشد.
داشتن لحنی دوستانه در مکالمات تلفنی یکی از فاکتورهای داشتن مکالمه تلفنی موفق هست که میتواند اثر فوق العاده ای داشته باشد.
لحن دوستانه یعنی به شخصِ پشتِ تلفن حسِ دوستی و ارامش بدهیم نه این که با لحنی پرخاشگرانه و عصبانی صحبت کنیم.
خیلی مهم است که لحن صدایتان بیانگر قدرت و اعتماد به نفس باشد. هنگامی که با تلفن صحبت می کنید، روی صندلی تان لم ندهید.
نکته:در طول مکالمه یا صاف روی صندلی بنشینید یا بایستید. هنگامی که در منزل هستید، از یک دستگاه ضبط صوت برای ضبط کردن صدای مکالمه تان استفاده کنید تا بتوانید بشنوید که صدایتان برای افراد دیگر چطور است.
واضح و آرام صحبت کنید
به ویژه زمانی که روی دستگاه پیامگیر پیغام می گذارید، از عبارات شکسته، اصطلاحات خاص یا کلمه های عامیانه و غیرادبی استفاده نکنید.
نکته:گذاشتن تلفن تماستان را با بلند ادا کردن آن برای خودتان تمرین کنید. درست به آرامی یک اپراتور که اطلاعاتی را می خواند.
تن صدا
ارام حرف زدن یا خیلی بلند حرف زدن اصلا تُن مناسبی برای حرف زدن با تلفن نیست. بهتر است که تن صدای مناسبی داشته باشیم تا فردی که در پشت تلفن هست صدای ما را واضح بشنود و یا اطرافیانِ ما چنانچه صدایمان بلند است از صدای ما اذیت نشوند.
آدم ها وقت صحبت کردن با تلفن بی سیم یا تلفن همراه معمولاً بلند تر از وضعیت عادی حرف می زنند و اغلب توجه ندارند که این رفتارشان در مکانهای کوچک یا ساکت چه قدر برای افراد دیگر ناخوش‌آیند است.
صحبت کردن با تلفن به صورت حرفه ای
پایان مکالمه
تلفن را مؤدبانه قطع کنید.
زمانی که صحبت شما به آخر رسید ، خیلی مؤدبانه بگویید خدانگهدار و اجازه دهید تا طرف مقابل تلفن را قطع کند.
از اداب و رسوم پیروی کنید. بر این اساس باید اجازه دهید فردی که تماس گرفته است، به مکالمه خاتمه دهد.
قبل از خداحافظی گوشی تلفن را قطع نکنید حتی اگر کار به دعوا جرو بحث کشیده باشد بازهم خداحافظی کنید و بعد گوشی را بگذارید.
لبخند پیش از تلفن
قبل از آنکه طرف مقابل گوشی تلفن را بردارد و تلفن در حال زنگ خوردن است یک لبخند از ته دل( حتی اجباری) بزنید و تا برداشتن گوشی طرف مقابل نگه دارید و معجزه رخ خواهد داد.
بدون آنکه اصلاً متوجه شوید، روحیه، عزت نفس ، اعتماد به نفس شما بالا می رود با این کار و به خوبی طرف مقابل این نکته را میفهمد و به آن عکس العمل نشان میدهد.
شما با لبخند زدن چند نکته را در حال تلقین هستید:من خودم را دوست دارم/ من خوشحالم/ من از شرایطم راضی هستم.
این یعنی چنانچه طرف مقابل بی حرمتی کرد کل روزتان خراب نمیشود. این یعنی اگر خواستید به طرف مقابل پیشنهاد فروش یا خدماتی بدهید کاملاً مشتاق باشید.
این یعنی اگر طرف مقابل خواست قیمتی دهد و وارد گفتگو شود شما اعتماد به نفس بالایی برای نشان دادن عدم تمایل داشته باشید.
